Wie stellen Sie sicher, dass die Benutzerkonten und Daten in Ihrem Unternehmen zentral und konsistent verwaltet werden? Und wie effizient oder zeitaufwändig ist dies zurzeit umgesetzt?
Mühsam und recht umständlich hätte man seitens der Caritas Socialis noch vor kurzem geantwortet. Und zudem fehleranfällig, da in ihrem großen Team verschiedene Tools und Systeme eingesetzt werden.
Wie wir die Benutzerverwaltung innerhalb weniger Monate erfolgreich automatisiert und zur Zufriedenheit unseres Kunden erheblich vereinfacht haben, welche Hürden wir dafür aus dem Weg geschafft haben und worauf die neue Lösung basiert, erzählen wir Ihnen in dieser Success Story.
Vielzahl unterschiedlicher, voneinander isolierter Teilsysteme, die einen erheblichen Aufwand und eine hohe Fehlerquote verursachten.
Rasche und zuverlässige Standardisierung, Zentralisierung und Automatisierung der Benutzerverwaltung.
Möglichkeit für den Aufbau eines Fehlermanagements sowie zur Erstellung neuer Arbeitsabläufe geschaffen.
Die Caritas Socialis ist eine soziale Einrichtung und unterstützt und begleitet Menschen am Beginn und am Ende des Lebens. Gegründet im Jahr 1919 mit dem Auftrag, soziale Not zu lindern, ist sie für ihre Angebote – u.a. in der stationären Langzeitpflege, ihre spezialisierten Wohngemeinschaften für Menschen mit Demenz, aber auch für Kindergärten oder Hilfs- und Beratungseinrichtungen – bekannt.
Insgesamt arbeiten rund 900 Mitarbeiter:innen und Schwestern sowie 300 ehrenamtlich Engagierte und 500 Praktikant:innen für die Organisation. Dass die Benutzerverwaltung zum Problem geworden ist, lag jedoch nicht unbedingt an der hohen Zahl der Mitarbeiter:innen.
Laut Gerald Thallauer, Leiter der IT-Services der Caritas Socialis, war die Schwachstelle eindeutig auf den Einsatz verschiedener Tools und Systeme zurückzuführen, in denen Benutzerkonten isoliert voneinander erstellt, gepflegt, gewartet und auch wieder entfernt wurden.
Denn am Ende des Tages waren Gerald Thallauer und sein Team laufend mit Problemen aus der mehrfach getätigten Benutzerverwaltung im Unternehmen konfrontiert. Auf der Suche nach einer Lösung ist er auf uns zugekommen.
Denn am Ende des Tages waren Gerald Thallauer und sein Team laufend mit Problemen aus der mehrfach getätigten Benutzerverwaltung im Unternehmen konfrontiert. Auf der Suche nach einer Lösung ist er auf uns zugekommen.
Das bisherige Benutzerdatenmanagement in der Caritas Socialis war aufgrund der historisch gewachsenen Software-Landschaft kompliziert. Die Daten mussten in mehreren Systemen manuell eingegeben werden, was zu mehrfacher Erfassung und potenziellen Fehlern führte.
Ein automatisierter Workflow mit Microsoft Power Automate, der den Prozess revolutionierte und das Admin-Team enorm entlastet. Neue Mitarbeiter:innen werden nun automatisch in den relevanten Systemen und Applikationen angelegt. Dies ermöglicht es den Kolleg:innen, direkt am ersten Arbeitstag alle notwendigen Tools und Zugriffe zu haben. In diesem Rahmen wurden zudem Schnittstellen geschaffen, um Daten zu synchronisieren und den Prozess reibungslos zu gestalten.
Obwohl es bei einigen alten Systemen Herausforderungen gab, die nicht direkt über Power Automate angesteuert werden konnten, gelang es durch die Expertise von Imendo, Schnittstellen zu schaffen und die gewünschte Automatisierung zu erreichen.
In der neuen Umsetzung werden neue Mitarbeiter:innen in den für sie relevanten Applikationen automatisch angelegt – und zwar einmal täglich. Der Workflow, der z.B. für zwei neu angelegte Benutzerkonten und Daten im Schnitt 15 Minuten benötigt, bedeutet für das Team der Caritas Socialis eine massive Aufwandsreduktion.
Das IT-Team rund um Gerald Thallauer wird nun per Mail über erfolgreich abgeschlossene Workflows sowie aufgetretene Fehler benachrichtigt. Damit ist es ihnen sehr leicht möglich, auf Fehlerquellen bei der Erstellung bzw. Synchronisierung zwischen den einzelnen Systemen einzugehen und diese zu beheben. All das zentralisiert und übersichtlich – ein Ansatz, der der IT-Abteilung immense Zeitressourcen verschafft, die nun für andere Aufgaben genutzt werden können.
Das Projekt wurde innerhalb von wenigen Monaten erfolgreich abgeschlossen. Durch die Implementierung des Power Automate Workflows wurde der Aufwand in den einzelnen Fachabteilungen, aber auch abteilungsübergreifend, massiv reduziert. Die generellen Unsicherheiten bezüglich der Datenqualität konnten mit dem neuen Workflow ausgeräumt werden. Kolleg:innen können vom ersten Tag an mit allen notwendigen Applikationen produktiv arbeiten.
Laut dem Imendo-Team zeigt dieses Projekt, „dass Power Automate abhängig von der konkreten Systemlandschaft und den Kunden-Bedürfnissen noch immer eine smarte, effektive und kostengünstige Lösung für die Prozessautomatisierung sein kann. Denn in diesem Fall hat es die tägliche Arbeit des Kunden enorm bereichert und erleichtert.“
"Hierbei handelt es sich um eine wahre Erfolgsgeschichte. Wir haben durch den Zeitgewinn und die Sicherstellung korrekter Benutzerdaten die Zufriedenheit in den Abteilungen erheblich gesteigert", freut sich Gerald Thallauer.
Dank der proaktiven Herangehensweise von Gerald Thallauer und seinem Team konnte die Caritas Socialis ihre Herausforderungen im Benutzerdatenmanagement erfolgreich bewältigen. Seit der Übergabe des Projekts stehen wir in regelmäßigem Kontakt mit unserem Kunden, um Support-Anfragen zu bearbeiten und mögliche Änderungswünsche sowie potenzielle Weiterentwicklungen für zukünftige Projekte zu besprechen.
In der Zeitspanne zwischen Projektübergabe und dem Veröffentlichungsdatum dieser Erfolgsgeschichte hat die Caritas Socialis neue Mitarbeiter:innen, Praktikant:innen und ehrenamtlich Engagierte aufgenommen oder in neuen Teams und Abteilungen eingesetzt. All das mit einem erheblich reduzierten Aufwand – dank der neuen automatisierten Benutzerverwaltung, die gemeinsam mit uns entwickelt wurde.
